可以使虚拟会议有趣和富有成效。就是这样。

就在你认为会议不会变得更有挑战性的时候,事实是:每个人都远程工作,所以每次会议都必须是虚拟的。

尽管在会议平台上取得了很大的进步,但太多的虚拟会议是无聊和低效的。人们不是抓住机会使会议充满活力,而是变得自满。然后会议就变成了没完没了的演讲。

好消息?只是通过制作简单的更改,虚拟会晤您组织的组织可以是富有成效的,富豪甚至启发。就是这样:

1.拥抱科技。每一个平台——zoom、Skype、微软团队——都有一系列有趣的功能——投票、白板、聊天——这会让你的会议比通常的PowerPoint节更有趣。了解会议平台要提供什么,并适应每一项功能。要想成为一名技术大师,可以利用在线教程或网络研讨会。

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2.专注于一个(或最多三个)目标。首先询问自己的关键问题,这将是您的会议之间的差异是壮观的成功或破碎失败:

“我需要这次会议的一件事是什么?”

当然,这是一种确定结果或目标的另一种方法。这是另一种说明它的方式:“成功看起来像什么?”

只有通过阐明所需的最终状态,您可以构建成功的元素。事实上,你做出的每一个决定 - 从哪里举行会议,向谁邀请谁如何促进 - 应该基于你如何回答这个问题。

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3.依靠你的朋友,议程。最好的会议是精心设计以实现你的目标。这种设计的老式的单词是“议程”,但你需要做的事情比创建项目符号的内容列表。您应该构建您的会议,以有一个有意义的流动,建立参与者的机会。。。好吧,参加,并管理时间,以便你完成一切。

当您培养您的议程时,请考虑不同的时间与您通常的方式不同。太多的会议浪费了几乎所有的时间在提出信息时,几分钟结束时几分钟才出席问题或简要讨论。这不仅创造了无聊的会议;准备参与者采取行动也是无效的。

您的议程成为一个帮助您的指南:

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4.设定预期。虽然这听起来是显而易见的,但管理参与者对即将发生的事情的预期很重要。明确要完成什么(目标),要讨论什么,包括顺序和时间安排(议程),会议中的每个人要做什么(角色),会议将如何进行(规则)。

让每个人都知道你的会议会有所不同。到目前为止,许多人将“虚拟会议”等同于多任务处理;他们期望调整。在下次会议开始时,告诉参与者您正在转变这次会议 - 他们可以希望积极参与。

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5.引导你内心的电视制作人。我对虚拟会议的最大启示是它们需要比传统会议更多的结构。将您的虚拟会议视为生产电视节目。您需要一个动态的扬声器,有趣的客人,支持视觉效果,剪辑和故事以及交互机会。

一个电视制片人技巧:通过构成智能问题并允许充分时间探索它们来激发讨论。这是一个关于要求泵的问题的样本:

使用虚拟会议平台的工具来鼓励参与

6.编排参与。由于虚拟会议是挑战运行,因此默认方法是专注于交付信息(单向),这只是通信过程的一半。最好的会议发生参与者积极参与:评论,头脑风暴和提出问题。使用大多数Web会议中提供的工具:

7.让参与者发出 - 或解决大问题。我们最近都有点紧张,你说呢?因此,让与会者有机会表达他们的沮丧,请使用以下有效的会议练习:

有时虚拟会议参与者只需要发泄

宝马。这不是豪华车,而是婊子,呻吟和呜咽的首字母缩写。使用您的虚拟会议的轮询功能或Whiteboard以允许参与者为他们所想到的申诉或疑虑。这些投诉可以特定于一个主题或一般。一旦每个人都分享,您就可以查看是否可以解决任何问题。如果没有,这个想法是表达挫折,然后让他们走。

如果你认为有机会真正解决一个问题,使用这个练习:

每一个疯狂的想法。如果没有限制,我们可以解决问题,但是我们想要?头脑风暴作为一个团体,或者请人们以自己的方式想到想法并在聊天中张贴他们。当参与者分享他们的想法时,讨论这些元素可以应用于实际解决方案。

这需要一些工作来促进一个伟大的虚拟会议,但努力是有回报的:你完成你的目标,因为人们参与。伟大的工作!

想要了解有关改进虚拟会议的更多信息吗?我领先A.虚拟研讨会关于这个话题。并随时下载这个(免费)指导。乐意帮助!